Konflik Kepentingan Akan Terus Ada

Dalam tata kelola dewan direksi, masalah konflik kepentingan tidak pernah hilang. Masalahnya, entah mengapa jauh lebih mudah untuk menemukan konflik kepentingan orang lain daripada menemukan konflik kepentingan Anda sendiri.

Sebagai direktur yang dihadapkan pada keputusan dewan, kebutuhan untuk bebas dari konflik kepentingan muncul dari tugas fidusia Anda – tugas Anda untuk mengatur demi kepentingan terbaik jangka panjang organisasi. Konflik kepentingan terjadi ketika Anda memiliki kepentingan yang dapat memengaruhi cara Anda bertindak atau cara Anda memberikan suara di dewan.

Setiap orang memiliki kepentingannya masing-masing – direktur individu, anggota tim manajemen, dan pemangku kepentingan. Ketika kepentingan tersebut selaras dengan kepentingan organisasi, itu bagus. Namun, ketika tidak selaras – yang sering terjadi – maka potensi konflik di antara berbagai kepentingan tersebut sangatlah nyata.

Konflik kepentingan di dewan bukanlah hal yang buruk. Hal tersebut tidak dapat dihindari. Konflik tersebut tidak akan hilang secara ajaib. Kunci untuk menghadapinya adalah ini: jangan terkejut dengan konflik kepentingan, bersiaplah untuk itu.

Konflik Aktual, yang Dirasakan, dan Potensial

Konflik kepentingan adalah situasi di mana seseorang yang berada dalam posisi kepercayaan memiliki kepentingan profesional atau pribadi yang bersaing dengan, atau mungkin mendapat manfaat dari, aktivitas organisasi, dan/atau ketika mereka menggunakan posisi mereka untuk secara langsung atau tidak langsung menguntungkan diri mereka sendiri atau rekan dekat seperti anggota keluarga.

Bagi kita sebagai dewan direksi, risiko yang melekat dalam konflik kepentingan adalah bahwa penilaian atau tindakan profesional kita dapat dipengaruhi oleh kepentingan yang tidak selaras dengan organisasi, seperti kepentingan pribadi kita, atau kepentingan keluarga, teman, dan kolega, kelompok pemangku kepentingan, atau organisasi lain.

Konflik kepentingan yang paling jelas adalah yang melibatkan keuntungan finansial yang dapat memicu risiko penipuan, tetapi kepentingan non-finansial seperti kemajuan karier atau sosial juga dapat menyebabkan konflik kepentingan aktual, yang dirasakan, atau potensial.

Konflik kepentingan aktual terjadi ketika kepentingan atau koneksi luar memengaruhi kemampuan kita untuk bertindak dengan integritas, objektivitas, dan independensi.

Konflik kepentingan yang dirasakan terjadi ketika kepentingan atau koneksi luar tampak, atau dapat dianggap, memengaruhi kemampuan kita untuk bertindak dengan integritas, objektivitas, dan independensi.

Konflik kepentingan potensial muncul ketika ada kepentingan atau koneksi luar yang, jika ditindaklanjuti, dapat memengaruhi kemampuan kita untuk bertindak dengan integritas, objektivitas, dan independensi.

Perlu diingat bahwa konflik kepentingan yang dirasakan atau potensial bisa sama merusaknya dengan yang aktual. Hal itu menciptakan kesan ketidakpantasan dan merusak kepercayaan pemangku kepentingan. Jadi, ketika segala jenis situasi konflik kepentingan muncul, tujuannya adalah untuk memastikan hal itu ditangani dengan tepat dengan cara yang memperjelas bahwa dewan telah melaksanakan uji tuntas.

Konsep konflik kepentingan cukup mudah, tetapi dewan di mana pun terus berjuang untuk melakukannya dengan benar. Perjuangan ini tidak terbatas pada satu jenis dewan atau sektor tertentu. Ada aliran contoh yang konstan dari mana-mana – perusahaan besar, perusahaan swasta kecil, badan amal, lembaga pemerintah, dan sebagainya.

Sebagian besar direktur tidak melakukan pekerjaan yang baik dalam mengenali konflik mereka sendiri. Bukan hanya direktur yang tidak berpengalaman atau tidak canggih yang membuat diri mereka mendapat masalah karena konflik kepentingan. Direktur yang dihormati dan berpengalaman – bahkan ketua dewan – bisa gagal mengambil tindakan yang tepat.

Tindakan yang tepat berarti menyatakan konflik kepentingan mereka, menarik diri dari diskusi dan pemungutan suara, dan memastikan mereka tidak terlibat sama sekali. Meskipun ada beberapa dewan yang mengizinkan anggota dewan yang memiliki konflik kepentingan untuk berpartisipasi dalam diskusi tetapi tidak dalam pemungutan suara, menurut saya itu hanya menggoda nasib. Lebih aman untuk meminta mereka meninggalkan ruangan selama seluruh diskusi.

Apa yang Bisa Dilakukan Dewan

Sama seperti tidak pernah ada solusi yang berlaku untuk semua masalah tata kelola dewan, tidak ada jawaban sederhana dan mudah untuk mengelola semua kemungkinan konflik kepentingan yang dapat muncul. Dengan mengikuti beberapa praktik utama, dewan dapat memitigasi risiko tersebut.

Kebijakan dan Prosedur

Kebijakan dan prosedur yang didokumentasikan merupakan bagian penting dari uji tuntas dewan. Kebijakan konflik kepentingan tertulis harus menjadi bagian dari manual tata kelola setiap dewan, beserta langkah-langkah yang akan diambil untuk menghindari konflik dan untuk menanganinya saat konflik tersebut muncul.

Ada contoh kebijakan di bagian Sumber Daya di bawah ini. Namun perlu diingat bahwa, ketika menyusun kebijakan konflik kepentingan, dewan harus berpedoman pada anggaran dasar organisasi, serta undang-undang dan peraturan yang berlaku. Rinciannya bervariasi menurut yurisdiksi. Misalnya, di Kanada, direktur perusahaan memiliki tugas fidusia untuk bertindak demi kepentingan terbaik jangka panjang perusahaan, tetapi mereka juga dapat mempertimbangkan kepentingan pemegang saham, karyawan, kreditur, konsumen, pemerintah, pensiunan, dan lingkungan. Di AS, direktur perusahaan bertanggung jawab kepada pemegang saham, dan di bagian dunia lain, pemegang saham dipandang sebagai salah satu jenis pemangku kepentingan di antara banyak kumpulan. Itu berarti bijaksana untuk memeriksa undang-undang dan peraturan yurisdiksi Anda sebelum dewan Anda menyelesaikan kebijakannya.

Dewan juga harus memutuskan dan mendokumentasikan bagaimana kebijakan tersebut akan dilaksanakan. Apakah anggota dewan yang memiliki konflik akan diwajibkan meninggalkan ruangan selama diskusi? Atau apakah mereka akan diizinkan untuk berpartisipasi dalam diskusi tetapi tidak dalam pemungutan suara?

Membangun Kesadaran

Sebuah kebijakan tidak akan ada gunanya jika anggota dewan tidak menyadarinya. Sesi orientasi dan program onboarding adalah waktu yang ideal untuk membiasakan direktur baru dengan cara mengenali dan mengelola konflik kepentingan. Pengingat tahunan berfungsi untuk menjaga masalah ini tetap menjadi perhatian utama bagi direktur yang sudah lama menjabat.

Menghindari konflik sebenarnya bisa dimulai selama proses rekrutmen. Manfaatkan wawancara kandidat untuk membahas potensi konflik kepentingan. Jika rekrutmen direktur di luar kendali dewan (seperti penunjukan pemerintah), bicarakan tentang konflik kepentingan dengan otoritas atau pejabat yang menunjuk anggota dewan Anda.

Formulir Pengungkapan Tahunan

Praktik utama lainnya adalah mewajibkan semua anggota dewan untuk melengkapi pernyataan konflik kepentingan ketika mereka bergabung dengan dewan, dan untuk memperbaruinya setiap tahun setelah itu. Ada baiknya meminta anggota dewan mencantumkan semua kepentingan profesional dan komunitas mereka, baik yang dibayar maupun yang sukarela. Ini mungkin termasuk posisi direktur atau bekerja dengan perusahaan lain, atau keluarga dan teman-teman.

Ingatlah bahwa tidak semua kepentingan secara otomatis menghasilkan konflik. Setiap konflik aktual atau potensial harus diidentifikasi dan didiskusikan dengan ketua dewan. Tindakan mitigasi yang diperlukan didokumentasikan sebelum direktur dan ketua dewan menandatangani formulir tersebut.

Ketika semua formulir pengungkapan yang telah dilengkapi oleh anggota dewan dikumpulkan bersama, itu menciptakan daftar konflik kepentingan yang diperbarui setiap tahun.

Peran Ketua Dewan

Ketua dewan memiliki tanggung jawab yang lebih besar dalam memastikan konflik kepentingan dikelola dengan tepat. Beberapa dewan memulai semua rapat dengan meminta ketua bertanya kepada direktur apakah mereka ingin menyatakan konflik kepentingan tentang apa pun yang ada dalam agenda.

Direktur tidak selalu menyadari bahwa mereka memiliki konflik kepentingan, atau mereka lupa meninggalkan ruangan ketika mereka seharusnya, atau mereka tidak menyadari bahwa kolega mereka merasa mereka memiliki konflik kepentingan. Ketika itu terjadi, ketua harus bertanggung jawab untuk menangani situasi tersebut. Mereka memberi tahu anggota dewan tentang konflik mereka, meminta mereka untuk mundur, dan menangguhkan diskusi sampai mereka pergi. Ini tidak harus canggung – itu bisa saja dalam bentuk pengingat yang lembut.

Jika anggota dewan tidak setuju bahwa mereka memiliki konflik kepentingan, ketidaksepakatan tersebut harus ditangani secara tertutup. Pertimbangan mosi awal harus menunggu hingga konflik terselesaikan.

Bagaimana jika ketua dewan yang memiliki konflik? Dalam hal itu, anggota dewan lainnya (biasanya Wakil Ketua) memimpin bagian pertemuan tersebut dan memberikan kepemimpinan di masa mendatang yang diperlukan terkait masalah tersebut.

Lindungi Integritas Pengambilan Keputusan Dewan

Seorang direktur dengan potensi konflik kepentingan mungkin merasa bahwa mereka dapat tetap independen dan objektif, tetapi, ketika menyangkut konflik kepentingan, dewan harus selalu berhati-hati. Sedikit saja konflik kepentingan yang tidak ditangani dengan benar dapat mempertanyakan integritas dewan dan merusak reputasinya.

Apa pun tindakan yang diambil dewan untuk menghindari konflik kepentingan aktual atau yang dirasakan harus didokumentasikan dalam risalah, memperjelas bahwa dewan telah melaksanakan uji tuntas dan bertindak demi kepentingan organisasi.

Budaya Dewan

Konflik kepentingan harus dibicarakan secara terbuka dan transparan di meja dewan, daripada memperlakukannya sebagai topik rahasia dan penuh penghakiman. Ini membangun kepercayaan di antara para direktur dan membantu memastikan bahwa tidak ada seorang pun yang enggan mengungkapkan konflik mereka.

Bagaimanapun, setiap direktur memiliki keterlibatan profesional dan sukarela serta hubungan pribadi yang dapat menempatkan mereka dalam konflik sehubungan dengan sesuatu yang muncul di dewan. Itu bukan hal yang buruk – itu kenyataan. Kuncinya adalah mengenali konflik tersebut, menyatakannya, dan menanganinya.

Di Luar Ruang Rapat

Dewan direksi harus mewaspadai konflik kepentingan di tempat lain dalam organisasi. Dewan harus memastikan ada kebijakan konflik kepentingan tempat kerja yang berlaku untuk eksekutif dan staf dan – dalam kasus organisasi nirlaba – sukarelawan yang tidak dibayar, serta didukung oleh pengawasan internal yang tepat. Dewan harus memperoleh jaminan dari manajemen bahwa ada kebijakan yang memadai dan bahwa langkah-langkah diambil untuk memastikan kepatuhan.

Tanggung Jawab Pribadi Anda

Tanggung jawab untuk menyatakan konflik kepentingan berada pada individu direktur. Ini dimulai dengan pertemuan PERSIAPAN (PREP). Tinjauan agenda dan materi pendukung harus mengingatkan Anda akan kemungkinan konflik yang muncul selama pertemuan.

Jika Anda tidak yakin apakah Anda memiliki konflik kepentingan atau tidak, tanyakan pada diri Anda pertanyaan ini: "Apakah orang lain di dewan akan mempercayai penilaian saya jika mereka mengetahui situasi khusus ini?"

Bila Anda memiliki konflik, ada baiknya untuk memberi tahu ketua dewan sebelum pertemuan. Beri tahu mereka agenda mana yang terkait dengan konflik tersebut dan bersiaplah untuk pamit dari bagian pertemuan tersebut.

Bahkan jika Anda tidak bersiap menghadapi konflik sebelumnya, hal itu bisa menjadi nyata selama jalannya pertemuan bahwa konflik akan muncul. Dalam hal itu, segera beri tahu ketua dewan dan bersiaplah untuk meninggalkan pertemuan selama diskusi dan pemungutan suara.

Jika Anda yakin sesama anggota dewan memiliki konflik kepentingan dan mereka belum menyatakannya, atau jika Anda tidak nyaman dengan cara konflik ditangani, bicarakan dengan ketua dewan.

Ingin Mendalami Lebih Jauh?

Bagi direktur cerdik yang memiliki minat khusus pada topik konflik kepentingan, Anda mungkin ingin membaca artikel di bagian Sumber Daya oleh Didier Cossin dan Abraham Hongze Lu. Penulis merasa bahwa kebijakan konflik kepentingan yang khas, seperti yang ada di bagian Sumber Daya di bawah ini, tidak menangani banyak jenis konflik kepentingan yang lebih halus yang harus dipertimbangkan oleh dewan dan direktur. Dengan mengingat hal itu, mereka telah mengembangkan kerangka kerja empat tingkat untuk membantu direktur mengantisipasi potensi konflik, menangani konflik yang muncul, dan membuat keputusan yang etis.

Poin penting Anda:

• Kebutuhan untuk bebas dari konflik kepentingan muncul dari tugas fidusia Anda – tugas Anda untuk mengatur demi kepentingan terbaik organisasi setiap saat.

• Konflik kepentingan yang dirasakan atau potensial bisa sama merusaknya dengan yang aktual.

• Tanggung jawab untuk menyatakan konflik kepentingan ada pada Anda. Sebelum rapat, tinjau agenda dan materi pendukung untuk mengidentifikasi kemungkinan terjadinya konflik.

• Sebagian besar direktur tidak melakukan pekerjaan dengan baik dalam mengenali konflik mereka sendiri. Jika Anda tidak yakin apakah Anda memiliki konflik kepentingan atau tidak, tanyakan pada diri Anda pertanyaan ini: "Apakah orang lain di dewan akan mempercayai penilaian saya jika mereka mengetahui situasi khusus ini?"

Sumber Daya:

• Conflict of Interest Policy: A How-To Guide & Free Template. © 2023 Boardable.

• Conflicts of Interest. Leading Governance.

• Conflict of Interest for Nonprofits. BoardSource. November 2023.

• Conflict of Interest: Examples for a Nonprofit Board. Lena Eisenstein. BoardEffect. December 2019.

• “Oh no! I have a Conflict of Interest”. Scott Baldwin. The Savvy Director. September 2021.

• Follow the Money – Conflict of Interest Part 2. Scott Baldwin. The Savvy Director. January 2020.

• The four tiers of conflict of interest faced by board directors. Didier Cossin and Abraham Hongze Lu. IMD. April 2021.

• The conflict of interest faced by board directors. Didier Cossin and Abraham Hongze Lu. Financier Worldwide. July 2017.

Bergabunglah dengan komunitas direktur global yang telah mendaftar untuk rilis awal blog dua mingguan kami. >> Klik di sini

Terima kasih. Scott Scott Baldwin adalah certified corporate director (ICD.D) dan co-founder DirectorPrep.com – keanggotaan daring dengan alat praktis untuk dewan direktur yang memilih pola pikir berkembang.

Sumber : https://www.linkedin.com/pulse/conflicts-interest-here-stay-scott-baldwin-7kxlc/?utm_source=share&utm_medium=member_ios&utm_campaign=share_via